Was der KI-Import macht#
Sie laden eine PDF-Rechnung hoch, Margly liest sie für Sie und füllt aus:
- Name des Lieferanten
- Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Währung der Rechnung
- Einzelne Positionen mit Name, Menge, Preis ohne MwSt., MwSt.-Satz und Preis inkl. MwSt.
- Vorgeschlagene Kategorie zu jeder Position (Logistik / Versand / Verpackungen / Marketing / Betrieb / Löhne / Retoursendungen / Sonstige)
- Gesamtbetrag ohne MwSt. und inkl. MwSt.
Sie prüfen nur die erkannten Daten, ggf. korrigieren und speichern. Kein manuelles Übertragen von Daten aus einer Papierrechnung in Excel.
Welche Rechnungen die KI bewältigt#
- Text-basiertes PDF (eine Rechnung, die Sie vom Lieferanten per E-Mail direkt als PDF erhalten haben) — das ist der Hauptzielfall
- Rechnungen in den Sprachen: Tschechisch, Slowakisch, Englisch, Deutsch, Italienisch (und weitere Fremdsprachen)
Was die KI nicht bewältigt:
- Eingescanntes PDF als Bild ohne Textschicht — Margly macht kein OCR, benötigt also ein PDF, aus dem der Text direkt extrahiert werden kann. Wenn Sie beim Speichern den Fehler „PDF enthält keinen extrahierbaren Text" oder „PDF enthält zu wenig Text" erhalten, haben Sie einen Scan ohne Textschicht.
- Passwortgeschütztes PDF — entschlüsseln Sie es vor dem Upload.
Was nicht geht: technische Limits:
- Dateigröße: maximal 10 MB.
- Format: nur PDF.
Vorgehen#
Öffnen Sie Kostenimport
Klicken Sie im linken Menü auf Kostenimport. Es öffnet sich die Seite mit der Karte Kostenimport und drei Tabs: PDF, KI-Excel, Manuell.
Wählen Sie den Tab PDF und laden Sie die Rechnung hoch
Auf dem Tab PDF sehen Sie oben die Info zum verbrauchten Limit (z. B. „3 / 5 PDF-Importe diesen Monat"). Darunter ist eine Upload-Zone — klicken Sie darauf oder ziehen Sie eine PDF-Rechnung hinein. Margly akzeptiert jeweils eine Datei.
Warten Sie auf die Datenerkennung
Margly lädt das PDF hoch, extrahiert daraus den Text und sendet ihn an die KI. Es erscheint die Meldung „Rechnung wird analysiert…" mit Spinner. Es dauert typischerweise einige Sekunden bis mehrere Dutzend Sekunden — abhängig von der Größe der Rechnung und der aktuellen Auslastung des KI-Dienstes. Die maximale Zeit beträgt 2 Minuten, dann beendet Margly die Anfrage.
Prüfen und bearbeiten Sie die erkannten Daten
Margly zeigt ein Formular mit „Prüfen und bearbeiten Sie die erkannten Daten:" an — oben der Bereich Währung und Kurs, weiter unten die einzelnen Positionen.
Währung: Wenn die KI die Währung der Rechnung nicht eindeutig erkannt hat, bleibt das Feld leer — wählen Sie die Währung manuell. Wenn Sie einen E-Shop in einer anderen Währung haben, zeigt Margly Ihnen direkt den EZB-Kurs und die Umrechnung an.
Positionen: Prüfen Sie insbesondere den Gesamtbetrag, den MwSt.-Satz und die Kategorie bei jeder Position. Durch Klick auf eine Zelle können Sie sie überschreiben.
Speichern
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Margly speichert die Positionen in den Kosten für den gewählten Monat und überträgt sie sofort in das Dashboard und die Margen.
Monatliches Import-Limit#
PDF und KI-Excel teilen sich ein monatliches Limit — die KI extrahiert dasselbe, nur aus einem anderen Dateityp, deshalb werden sie zusammen gezählt.
| Tarif | KI-Rechnungsimporte / Monat (PDF + KI-Excel zusammen) |
|---|---|
| Starter | 5 |
| Professional | 20 |
| Business | 50 |
| Enterprise | unbegrenzt |
| Testphase (14 Tage) | 50 (wie Business) |
Reset am 1. Tag im Monat in der Zeitzone Ihres Geschäftslands. Margly sendet beim Erreichen von 80 % des Limits eine Warnung, bei 100 % des Limits blockiert es weitere Importe und sendet eine E-Mail an den Kontoinhaber. Wenn Sie mehr benötigen, schreiben Sie an support@margly.io.
Häufige Probleme#
„PDF enthält keinen extrahierbaren Text" / „PDF enthält zu wenig Text"#
Das hochgeladene PDF ist ein eingescanntes Bild ohne Textschicht. Margly macht kein OCR.
Was tun:
- Fordern Sie vom Lieferanten ein PDF direkt aus dem Buchhaltungssystem an (text-basiert).
- Wenn Sie einen Scan haben, lassen Sie ihn in ein durchsuchbares PDF mit Textschicht umwandeln (z. B. in Adobe Acrobat: Tools → Enhance Scans → Recognize Text).
„Datei ist zu groß"#
Die Rechnung hat mehr als 10 MB.
Was tun:
- Komprimieren Sie das PDF (Adobe Acrobat, Smallpdf, ILovePDF).
„Nur PDF-Format wird unterstützt"#
Sie haben ein anderes Format hochgeladen (z. B. JPG, PNG, DOCX).
Was tun:
- Für Excel-/CSV-Dateien verwenden Sie den Tab KI-Excel (Anleitung).
- Für Bilder: Drucken Sie sie in ein PDF (Datei → Drucken → Als PDF speichern).
Falsche Währung#
Die KI hat die Währung aus der Rechnung nicht eindeutig erkannt — das Feld bleibt leer und Margly zeigt Ihnen eine Währungsauswahl an. Margly füllt niemals automatisch die Standardwährung Ihres E-Shops aus, um eine falsche Erfassung einer Fremdrechnung zu vermeiden (z. B. eine Rechnung in EUR versehentlich im CZK-E-Shop gespeichert).
Was tun:
- Wählen Sie die Währung aus dem Angebot. Margly lädt nach ihr den EZB-Kurs zum Rechnungsdatum.
Reverse Charge / Reverse-Charge-Verfahren#
Die KI ist angewiesen, Reverse-Charge-Rechnungen (typischerweise Intra-EU-Rechnungen ohne MwSt. mit dem Hinweis „Reverse charge", „NI art.41", „Exempt") als 0 % MwSt. und amount_with_vat = price_without_vat auszuwerten. Gelegentlich kann sie sich irren und den Standardsatz anwenden.
Was tun:
- Prüfen Sie den MwSt.-Satz bei den einzelnen Positionen und stellen Sie ihn ggf. manuell auf 0 % ein.
Ausfall des KI-Dienstes#
Wenn OpenRouter (KI-Anbieter) einen vorübergehenden Ausfall hat, versucht es Margly 2× erneut (mit Verzögerungen von 3 und 6 Sekunden) und gibt dann einen Fehler vom Typ „Dienst ist vorübergehend überlastet" oder „Analyse hat zu lange gedauert" zurück.
Was tun:
- Versuchen Sie, die Rechnung in ein paar Minuten erneut hochzuladen.
- Anti-Abuse-Limit: maximal 30 Extraktionen pro Stunde je E-Shop (für die normale Nutzung ausreichend).
Wie geht's weiter#
- KI-Import aus Excel — wenn Sie Kosten in einer Tabelle haben, nicht in einem PDF
- Manuelle Eingabe von Kosten — für einmalige kleine Positionen ohne Rechnung
- Margen verstehen — wie sich importierte Kosten auf die Nettomarge auswirken