Wann Excel statt PDF verwenden#
- Die Buchhaltung gibt Ihnen einen monatlichen Excel-Export (z. B. Pohoda, Money S3).
- Sie haben eine eigene Tabelle mit Kosten, die Sie manuell erstellt haben.
- Sie haben einen CSV-Bankauszug erhalten.
Margly akzeptiert .xlsx, .xls und .csv. Die KI kann mit unterschiedlichen Spaltenstrukturen umgehen — Sie müssen sie nicht zu konkreten Überschriften umbenennen.
Vorgehen#
Öffnen Sie den Bereich Kosten
Kosten → Kostenimport (Excel) → Datei hochladen.
Wählen Sie das Excel
Wir unterstützen
.xlsx,.xls,.csv. Maximale Größe 10 MB. Wenn Sie mehrere Blätter (Tabs) haben, verarbeitet die KI das aktive Blatt.Geben Sie Monat/Jahr an (wenn aus der Tabelle unklar)
Wenn die KI aus den Excel-Zellen das Datum nicht ableiten kann (z. B. „Kosten Januar" ohne Jahr), fragt Margly nach.
Die KI extrahiert Zeilen
Dauert 10–30 Sekunden. Die KI zeigt extrahierte Daten in einer Tabelle an — Position, Kategorie, Menge, Preis, MwSt.
Prüfen und speichern
Wenn die KI etwas falsch kategorisiert hat (z. B. „Post" als „Logistik" statt „Marketing"), klicken und korrigieren Sie.
Was die KI bewältigt#
- Unterschiedliche Spaltenstrukturen — Sie müssen keine genauen Namen „Position, Preis, MwSt." haben. Die KI erkennt aus dem Kontext.
- Verbundene Zellen — teilweise. Wenn Sie viele Verbindungen haben, werden die Ergebnisse schlechter sein.
- Multi-Währungs-Spalten — wenn das Excel EUR und CZK enthält, teilt die KI sie auf.
- Monats-/Jahresüberschriften — die KI schätzt daraus den Zeitraum.
Was die KI nicht bewältigt#
- Excel mit Makros (
.xlsm) — entfernen Sie die Makros vor dem Upload. - Excel mit Formeln, die sich auf externe Daten stützen — exportieren Sie die Werte manuell.
- Eingescanntes Excel als Bild im Excel — das ist kein Excel, sondern ein Bild. Verwenden Sie den PDF-Import.
Limit pro Tarif#
Der Excel-Import teilt sich das monatliche Limit mit dem PDF-Import:
| Tarif | Rechnungen / Monat (PDF + Excel zusammen) |
|---|---|
| Starter | 5 |
| Professional | 20 |
| Business | 50 |
| Enterprise | unbegrenzt |
Testphase: 50 Importe (wie Business).
Häufige Probleme#
„Excel ist leer"#
- Das aktive Blatt ist leer, die Daten sind in einem anderen Blatt. Wechseln Sie im Excel zum richtigen und speichern Sie erneut.
„Die KI kategorisiert falsch"#
- Die KI verwendet Positionsnamen, um die Kategorie zu schätzen. Wenn Sie kryptische Namen haben („FV č. 25/2026"), kann die KI nicht erkennen, ob es Logistik oder Marketing ist.
- Was tun: Nach dem Import klicken und korrigieren. Massenkorrektur (5 Zeilen markieren → allen die Kategorie ändern) funktioniert in Margly.
Währung fehlt#
- Die KI setzt die Standardwährung des E-Shops ein. Wenn Sie Multi-Währungskosten haben, korrigieren Sie manuell.
Wie geht's weiter#
- PDF-Import — für originale Rechnungen von Lieferanten
- Manuelle Eingabe — für einmalige kleine Positionen
- Margen verstehen — wie Margly Kosten anrechnet